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Chegou a reclamação trabalhista e a defesa começa no arquivo, não na audiência. Os cinco documentos que costumam decidir o processo.
Chegou a notificação da Justiça do Trabalho. A empresa foi processada por um ex-funcionário e há uma audiência marcada. Antes de qualquer coisa: a defesa de um processo trabalhista não se ganha com argumento bonito. Ganha-se com papel. Na maioria das reclamações, quem prova o que pagou e quanto o empregado trabalhou sai bem; quem não prova, paga. Cinco documentos concentram quase toda essa disputa, e eles já existem na empresa.
Na Justiça do Trabalho existe uma regra que pega muito empresário de surpresa: em boa parte dos temas, é a empresa que precisa provar, não o trabalhador. Isso se chama ônus da prova — ou seja, de quem é a obrigação de demonstrar o fato. Se o empregado diz que não recebeu as férias, quem tem que mostrar o recibo é a empresa, porque é ela quem guarda esses documentos por lei.
Não é um problema pequeno nem raro. Segundo o Relatório Geral da Justiça do Trabalho, do TST, foram recebidos 4.090.375 processos em toda a Justiça do Trabalho em 2024, com alta de 19,3% sobre o ano anterior. Em Goiás o movimento é o mesmo: o TRT da 18ª Região informou ter recebido 89.123 novos processos em 2025, com cerca de R$ 1,15 bilhão pagos a reclamantes. Para a indústria de Inhumas, para o comércio e para a prestadora de serviço da região, a reclamação trabalhista virou evento de rotina — e rotina se enfrenta com organização, não com susto.
A boa notícia é que a empresa organizada raramente perde tudo. A empresa desorganizada raramente ganha.
É a certidão de nascimento do vínculo. O contrato e a ficha (ou o registro eletrônico do eSocial) dizem a data de admissão, a função, o salário combinado, a jornada contratada e as alterações ao longo do tempo — promoção, mudança de setor, aumento.
Parece básico, mas é aqui que muita defesa já nasce torta. Se o empregado alega que foi admitido seis meses antes do registro, ou que exercia função de encarregado e recebia de auxiliar, o contrato e a ficha são a primeira resposta. Junte também os aditivos, o pedido de demissão (se houve) e o aviso prévio. Documento assinado pelo próprio empregado vale muito mais do que planilha interna.
Hora extra está entre os pedidos mais comuns de toda reclamação trabalhista. E a lei é direta sobre quem precisa registrar a jornada. Diz a CLT, art. 74, § 2º, na redação dada pela Lei 13.874/2019:
"Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso."
Quem tem mais de vinte empregados no estabelecimento é obrigado a manter o controle de ponto e, no processo, é obrigado a apresentá-lo. Não apresentar é ruim. Mas existe algo pior: apresentar um ponto que não convence.
Aqui está o erro mais caro que se vê na prática. É o chamado "ponto britânico": aquele cartão em que o funcionário entra todo santo dia às 08:00 e sai às 18:00, no minuto exato, mês após mês. Nenhuma pessoa real bate ponto assim. A Justiça do Trabalho sabe disso e trata esse cartão como prova inválida.
A Súmula 338 do TST, item III, resolve o ponto: cartões que mostram horários de entrada e saída uniformes são inválidos como meio de prova, e o ônus da prova sobre as horas extras se inverte — passa a ser do empregador, prevalecendo a jornada informada na petição inicial se ele não se desincumbir dele.
Traduzindo sem juridiquês, porque a diferença importa: não é que a jornada alegada pelo empregado passe a valer automaticamente. O que nasce ali é uma presunção relativa — uma verdade provisória, que o juiz adota como ponto de partida, mas que admite prova em contrário. Se a empresa não trouxer nada que a derrube, essa jornada prevalece e vira condenação. Se a empresa trouxer prova consistente — testemunha, registro de acesso da portaria, log do sistema, rastreador de veículo, escala assinada, relatório de produção com horário —, a presunção cai. Ela abre uma porta contra a empresa; não fecha a defesa.
O mesmo raciocínio vale para quem simplesmente não apresenta os controles. Pelos itens I e II da mesma súmula, a não apresentação injustificada gera presunção relativa de veracidade da jornada alegada, que também pode ser afastada por prova em contrário.
Salário, férias com o terço, 13º, comissões, adicionais, vale-transporte, descontos. Tudo o que a empresa pagou precisa aparecer em recibo, preferencialmente assinado, ou em comprovante bancário que identifique o destinatário e a competência.
Some a isso o TRCT — o termo de rescisão — com o comprovante de pagamento das verbas e a data em que o dinheiro caiu. Atraso na rescisão tem multa própria. E, se a empresa pagou algo "por fora", em dinheiro, sem recibo, é bom saber desde já: no processo, o que não tem recibo tende a ser tratado como não pago. A empresa paga duas vezes.
Esse bloco decide os pedidos de insalubridade, periculosidade e, muitas vezes, os de dano moral por acidente ou doença do trabalho.
Reúna as fichas de entrega de EPI assinadas pelo empregado, com data e descrição do equipamento; os ASOs — atestados de saúde ocupacional de admissão, periódicos, de mudança de função e demissional; as listas de presença dos treinamentos de segurança (as NRs aplicáveis à atividade); e o PGR e o PCMSO atualizados.
Entregar o EPI e não colher assinatura equivale, no processo, a não ter entregado. É o tipo de falha que custa um adicional de 20% ou 30% sobre anos de contrato.
O documento mais esquecido e, com frequência, o mais decisivo. Advertências e suspensões assinadas, e-mails, mensagens de WhatsApp, comunicados internos, atas de reunião, escalas enviadas por aplicativo.
É esse acervo que sustenta a justa causa, que desmonta a alegação de assédio genérico, que mostra que o empregado pedia para sair mais cedo ou que ele próprio combinou a escala. Preserve o material como ele é — exportado, com data e remetente visíveis. Print recortado vale pouco; conversa exportada inteira vale muito. Quando o caso for sensível, vale considerar a ata notarial em cartório.
Separe os cinco blocos em pastas digitais, na ordem em que aparecem neste texto, e leve tudo para o advogado de uma vez. Se faltar documento, diga que falta — o advogado precisa saber onde a defesa é frágil antes do juiz saber. Estratégia se constrói sobre o que existe, e um problema conhecido com antecedência costuma ter saída; descoberto na audiência, quase nunca tem.
Cada caso depende do que está nos autos e do que a empresa consegue comprovar, e nenhum resultado pode ser prometido de antemão. Mas a diferença entre a empresa que organiza esses cinco documentos e a que não organiza aparece em quase todo processo.
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Neto Roriz Advocacia — advocacia empresarial em Inhumas, Goiás. Dr. Geraldino Roriz Pinto Neto — OAB/GO 61.516.
Fontes:
Diferente do processo comum, não existe prazo isolado que corre sozinho na caixa de e-mail. A contestação é apresentada até a audiência, nos termos da CLT. Só que esse prazo é enganoso: parece longo e não é. Reunir cinco blocos de documentos, conferir cálculo de horas e organizar testemunha leva semanas. Procure o advogado no dia em que a notificação chegar, não na véspera. E jamais deixe de comparecer à audiência — a ausência da empresa pode gerar revelia, quando os fatos narrados pelo empregado passam a ser presumidos verdadeiros.
A Constituição Federal, no art. 7º, XXIX, fixa duas contagens que andam juntas. O ex-empregado tem 2 anos, contados do fim do contrato, para entrar com a ação. Entrando dentro desse prazo, ele pode cobrar o que aconteceu nos 5 anos anteriores ao ajuizamento. Na prática: quem saiu há mais de dois anos e não processou não processa mais; quem processa no prazo não alcança o que ficou para trás além de cinco anos. Por isso a empresa não pode descartar documento de pessoal assim que o funcionário sai. Guarde — o custo do arquivo é menor que o de uma condenação sem defesa.
A pessoa que vai à audiência falar pela empresa é o preposto — o representante que responde pelos fatos e cujas declarações comprometem a empresa. Desde a Reforma Trabalhista de 2017, a CLT (art. 843, § 3º) permite que o preposto não seja empregado da empresa. O que continua valendo, e é o que realmente importa, é o conteúdo da Súmula 377 do TST combinada com esse dispositivo: o preposto precisa conhecer os fatos. Mandar alguém que não sabe o que aconteceu no dia a dia daquele funcionário é entregar prova ao outro lado, porque o que ele disser errado fica registrado como confissão da empresa.
Fontes consultadas
Publicado em 14 de setembro de 2026. Conteúdo informativo — não substitui a análise do caso concreto. Legislação e entendimento dos tribunais mudam; confira a data antes de usar.
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